Il software gestionali svolgono funzioni di primo piano all’interno delle organizzazioni aziendali perché favoriscono il coordinamento dei vari reparti, dal front office alle vendite. Nel settore dell’ospitalità, in particolare, servono anche ad automatizzare prenotazioni, profilazioni, operazioni di marketing, gestione dei materiali e degli acquisti, manutenzione, management delle risorse umane e altre attività. Operazioni che si rivelerebbero inutili, o persino dannose, se fossero basate su informazioni eventualmente errate.
Ecco perché l’integrazione tra hotel PMS e CRM è una delle caratteristiche più importanti di TopStay.
La piattaforma CRM dialoga con il Property Management System e permette di inserire nel gestionale i dati degli ospiti, le loro schede di profilazione, le informazioni sui loro soggiorni e le preferenze.
Il dialogo tra hotel PMS e CRM è, ovviamente, biunivoco: così come si possono inserire dati provenienti dal CRM all’interno del PMS, allo stesso modo, infatti, si possono utilizzare quelli provenienti dal proprio PMS e da altre fonti e trasformarli in informazioni rilevanti per l’albergatore. Le anagrafiche, ad esempio, possono essere modificate anche soltanto su una delle due piattaforme a seconda della disponibilità del momento e della predilezione per l’uno o l’altro sistema. La stessa possibilità si applica a tutte le altre informazioni già registrate o ancora da inserire.
Una delle conseguenze più rilevanti di questo rapporto sinergico tra hotel PMS e CRM TopStay riguarda proprio la possibilità di fare in modo che i vari profili siano omogenei su tutti i sistemi informatici. Con la sincronizzazione dei dati e la doppia interfaccia si ottiene un notevole risparmio di tempo, si assicura allo staff la disponibilità di informazioni up-to-date in tutti i touch point, a partire dal check-in, e si riducono al minimo gli inserimenti manuali, soggetti ad errori che nei casi più gravi arrivano a pregiudicare la guest experience.
